Gemeente Hengelo

De gemeente Hengelo wilde graag bedrijfsgegevens en namen van contactpersonen goed en eenduidig vastleggen met behulp van een gedegen CRM systeem. Dankzij SugarCRM heeft de gemeente Hengelo voortaan één centraal punt zowel voor het e-mailverkeer rondom haar nieuwsbrieven als voor het beheer van relatiegegevens.

Hengelo is een gemeente in de Nederlandse provincie Overijssel in de landstreek Twente. De gemeente telt ruim 80.000 inwoners, is centraal gelegen en dankzij verbindingen over land en water goed bereikbaar. Sinds jaar en dag maakt de gemeente Hengelo zich sterk voor ondernemingen. Kwaliteit, kennis en innovatie staan daarbij centraal. De bedrijvige stad Hengelo, bijvoorbeeld, biedt kennisintensieve maakindustrie, internationaal opererende handelsbedrijven, innovatieve ondernemingen en een divers midden- en kleinbedrijf.

Na een try-out met de Sugar Community Edition (CE), de gratis basisversie van SugarCRM, is de gemeente Hengelo overgestapt op SugarCRM Professional. Een van de redenen om voor Sugar te kiezen was het open source karakter. Hierdoor kon de oplossing gemakkelijk aangepast worden, zodat het volledig aansluit op hun werkwijze.

Informatie inzichtelijk

De gemeente Hengelo wilde graag bedrijfsgegevens en namen van contactpersonen goed en eenduidig vastleggen met behulp van een gedegen CRM systeem. Daarnaast was er de wens om belangrijke documenten digitaal te bewaren en te koppelen aan de juiste bedrijven. Met goede en volledige gegevens kan Hengelo bedrijven in haar regio gemakkelijker selecteren voor de juiste informatie. Jessica Kloppers, Accountmanager Bedrijven, vertelt: “We zochten een cliëntvolgsysteem waarbij we informatie over gevoerde gesprekken met bedrijven, hun ruimtevraag en bedrijfsgegevens goed kunnen bewaren en bijwerken. Ook wilden we met het systeem afspraken kunnen inplannen en nieuwsbrieven per mail versturen.”

Try-out

Na een try-out met Sugar Community Edition (CE), de gratis basisversie van SugarCRM, is de gemeente Hengelo overgestapt op SugarCRM Professional, de uitgebreidere, betaalde versie. Kloppers: “We hebben voor SugarCRM gekozen, omdat het een open source product is dat we gemakkelijk kunnen (laten) aanpassen. We wilden bijvoorbeeld zelf velden kunnen aanmaken om een CRM systeem te krijgen dat volledig aansluit op onze werkwijze. Ook de uitgebreide rapportagemogelijkheden van SugarCRM waren handig.” Tijdens de implementatie van SugarCRM is er samengewerkt met BrixCRM. “Een van de belangrijkste voordelen voor ons is dat dit een partij uit de regio is”, aldus Jessica Kloppers. “Het is gemakkelijk om even bij elkaar langs te gaan. “Een ander voordeel is dat BrixCRM sterk is gericht op SugarCRM. Het bedrijf heeft hierdoor ruime ervaring met het implementeren van systemen die met deze software zijn ontwikkeld.”

Zorgvuldige implementatie

De gemeente Hengelo gebruikt de SugarCRM Professional oplossing als Private Cloud. De infrastructuur wordt dus niet gedeeld met andere organisaties. Tijdens de implementatie zijn de aanpassingen en het maatwerk goed doorgenomen met BrixCRM. Vervolgens is er een uitgebreide testomgeving opgeleverd en hebben de toekomstige gebruikers cursussen gevolgd. Daarna is er een proefperiode van 2 weken geweest. Door deze zorgvuldige werkwijze heeft iedereen goed aan het systeem kunnen wennen.

Uitdagingen

Voordat het SugarCRM systeem live kon gaan, heeft Hengelo een aantal zaken aangepakt. Alle cliëntgegevens moesten worden opgeschoond en ingevoerd in het nieuwe systeem. Daarnaast zijn er nieuwe velden aangemaakt, ‘drop down’ lijstjes aangepast, velden selecteerbaar gemaakt. Verder heeft men een raamwerk voor rapporten opgesteld. Jessica Kloppers vult aan: “Een van de grote uitdagingen was het achterhalen van de juiste klantgegevens en deze in het systeem in te brengen. Een andere uitdaging betrof het maken van een html-nieuwsbrief. Er wordt nu zonder html-kennis een nieuwsbrief gemaakt. Dit gebeurt op basis van een template van BrixCRM. De opmaak is daarbij van groot belang, deze moet zich echt vanzelf wijzen.”

Respons inzichtelijk

Dankzij SugarCRM heeft de gemeente Hengelo voortaan één centraal punt zowel voor het e-mailverkeer rondom haar nieuwsbrieven als voor het beheer van relatiegegevens van bedrijven en instellingen in Hengelo, uitgesplitst per bedrijventerrein. SugarCRM Professional biedt de gemeente alle handige functionaliteiten om het hele e-mailproces te reguleren. Daarnaast worden data van geadresseerden en gegevens over e-mailverkeer direct goed opgeslagen en vervolgens zijn ze gemakkelijk toegankelijk voor geautoriseerden. Kloppers: “Ons relatiebeheer is veel beter geworden. Ook hebben we nu de zekerheid dat de nieuwsbrief vier keer per jaar wordt verzonden naar een groot aantal relaties. En door de handige rapportagemogelijkheden weten we precies hoeveel nieuwsbrieven er zijn verstuurd, of de nieuwsbrief is bekeken en welke links er zijn aangeklikt. Op deze manier hebben we direct inzicht in de populariteit van nieuwsitems, zodat we in de toekomst nog gerichter zakelijke informatie kunnen aanbieden.”
 

BRIXCRM BIEDT MIJ DE PERFECTE COMBINATIE VAN EEN LEUKE, UITDAGENDE BAAN EN EEN HEEL GEZELLIG TEAM VAN COLLEGA'S.

ROB LUBBERS - PROJECT MANAGER
Sluit menu X